Stížnost posluchače J. Novotného ohledně odboru Archivních a programových fondů v ČRo (leden 2018)

Text stížnosti

Vážení členové Rady Českého rozhlasu,

ač jsem se dlouze rozmýšlel, zda mám na tuto, pro mne již uzavřenou pracovní kapitolu reagovat, nakonec jsem došel k závěru, že není správné ponechat říjnové jednání Rady ČRo bez vyjádření. Mám na mysli zejména tu část, která cílila na problematiku stavu odboru Archivních a programových fondů (dále jen APF). Zaslaný text tedy, prosím, vnímejte jako snahu informovat Radu o reálném stavu APF, který bych na rozdíl od prezentace pana generálního ředitele rozhodně neoznačil za „konsolidovaný“ či „fungující podle standardů a zákonných norem“. Dokonce si troufám deklarovat, že předchozí informace od pana generálního ředitele není možné vnímat jinak, než jako snahu informovat Radu o daném stavu neobjektivně, tak aby nebyl vržen stín na nedobrý stav daného odboru (za který byl i v rámci předchozí struktury managementu v nedávné době taktéž zodpovědný). Pokud by tento projev směrem k Vám vycházel z neznalosti dané problematiky, bylo by to dílem omluvitelné (při šíři agendy, se kterou se musí generální ředitel každodenně pracovně vypořádat). Nicméně jak jsem již naznačil, pan generální ředitel měl v minulosti daný odbor ve své gesci, a v neposlední řadě byl i z mé strany o neuspokojivém stavu daného odboru v rámci mého ročního působení v ČRo informován (i když naše setkání k danému problému proběhlo všehovšudy dvakrát). Nemohu daný projev pana generálního ředitele vnímat jinak, než jako účelové zkreslování situace, tak aby nevyšla najevo neschopnost či neochota managementu řešit dlouholeté problémy ČRo (a mezi ně patří i problematika APF). A případné odchody schopných či odborně zdatných kolegů posléze interpretovat jako jejich selhání, či dohodnuté odchody za lepšími podmínkami (jistě to není a nebude jen můj případ – do konce roku opouští ČRo po svém intenzivním, ale krátkém působení celá řada dalších profesionálů).

Nechci a nebudu Radu zatěžovat dlouhým výčtem problémů, se kterými se bude muset budoucí vedoucí odboru APF vyrovnat. Dobrým vodítkem pro hlubší poznání problémů daného odboru je externí analýza stavu, kterou pro potřeby ČRo provedla za mého působení v APF (v dubnu až květnu 2017)Mgr. et MgA. Tereza Czesany Dvořáková, Ph. D.

Dovolím si poukázat na dva klíčové problémy, které jsou zásadní pro fungování Archivu ČRo jako klíčové součásti APF. Prvním kritickým nedostatkem je problematický výkon spisové služby v rámci celého tělesa ČRo (čímž Český rozhlas vědomě porušuje již od roku 2012 svou zákonnou povinnost vyplývající z platné legislativy). Pro rychlejší vhled si dovolím citovat výňatek zprávy interního auditora Ing. Petra Putnioře z prosince 2016. Kolega Putnioř taktéž ČRo již opustil, popsaný stav je však bohužel nadále platný:

Aktuální stanovisko interního auditora k problematice spisové služby
· Podle § 3 odst. 1 písm. m) zákona č. 499/2004 Sb., o spisové službě, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o spisové službě“) je ČRo definován, jako „veřejnoprávní původce“, který je podle § 63 odst. 1 písm. a) uvedeného zákona povinen vykonávat spisovou službu.
· ČRo, jako „veřejnoprávní původce“ má podle § 63 odst. 3 zákona o spisové službě povinnost vykonávat spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby (dále jen „ERMS“).
· ČRo do dnešního dne nemá řádně systémově, procesně ani organizačně nastaven obecně systém spisové služby definovaný zákonem o spisové službě a ani do dnešního dne spisovou službu řádně nevykonává, a to ani v analogové ani v elektronické podobě.
· ČRo do dnešního dne nemá implementován zákonem stanovený ERMS, který by splňoval všechny zákonem stanovené podmínky a podmínky stanovené Národním standardem pro elektronické systémy spisové služby vydaným Ministerstvem vnitra ČR.
· Po upozornění interního auditu byl v roce 2012 systém spisové služby částečně nastaven a popsán v normativním aktu s názvem „Spisový a skartační řád Českého rozhlasu“. I přes stále trvající upozorňování interního auditu na jeho neúplnost byl tento normativní akt přijat s vysvětlením vedené ČRo, že postupně bude dopracován a upraven tak, aby splňoval všechny zákonem stanovené podmínky. Do dnešního dne tak však nebylo učiněno.
· Tento normativní akt ČRo neobsahuje a nepopisuje nastavení všech systémových prvků vyplývajících z příslušné platné legislativy, týkající se výkonu spisové služby, a to zejména k povinnosti implementovat a vykonávat ERMS.
· Tento normativní akt ČRo rovněž již v samotném úvodu definuje protiprávní výjimku, na základě které jsou z působnosti zákona o spisové službě vyňaty zvukové, obrazové, zvukově-obrazové a textové dokumenty vzniklé z programové tvorby ČRo při plnění úkolů veřejné služby v souvislosti se zákonem o ČRo a definuje, že pro jejich evidenci, ukládání a pohyb bude vydán samostatný vnitřní předpis a budou stanovena samostatná pravidla!!!
· V souvislosti s vydáním výše uvedeného normativního aktu bylo rovněž vedením ČRo rozhodnuto (na doporučení tehdejšího ředitele odboru poplatků a projektovým manažerem), že nebude pořizován samostatný a plně funkční ERMS, ale že k těmto účelům bude postupně upraven stávající IS USYS, který je v rámci ČRo, který je primárně určen k zcela jiným účelům, a to k evidenci a správě plátců rozhlasových poplatků. Jelikož tento systém obsahoval mezi jinými i tzv. poštovní modul, tzn. modul pro evidenci a správu poštovních zásilek plátců rozhlasových poplatků, bylo zcela mylně (i přes nesouhlas interního auditu) interpretováno, že po některých zpoplatněných úpravách (menších než pořízení plně funkčního samostatného ERMS) bude tento systém prezentován a používán, jako ERMS. Tento systém však v žádném případě nevyhovuje a nesplňuje zákonem a Národním standardem pro elektronické systémy spisové služby vydaným Ministerstvem vnitra ČR stanovené podmínky pro výkon ERMS.
· Do dnešního dne pak v IS USYS jsou evidovány pouze některé písemnosti vzešlé z činnosti ČRo, které byly ČRo buď doručeny anebo byly ČRo zaslány adresátům prostřednictvím poskytovatele poštovních služeb. V souvislosti s vydáním výše uvedeného normativního aktu bylo rovněž vedením ČRo rozhodnuto (na doporučení tehdejšího ředitele odboru poplatků a projektovým manažerem), že nebude pořizován samostatný a plně funkční ERMS, ale že k těmto účelům bude postupně upraven stávající IS USYS, který je v rámci ČRo, který je primárně určen k zcela jiným účelům, a to k evidenci a správě plátců rozhlasových poplatků. Jelikož tento systém obsahoval mezi jinými i tzv. poštovní modul, tzn. modul pro evidenci a správu poštovních zásilek plátců rozhlasových poplatků, bylo zcela mylně (i přes nesouhlas interního auditu) interpretováno, že po některých zpoplatněných úpravách (menších než pořízení plně funkčního samostatného ERMS) bude tento systém prezentován a používán, jako ERMS. Tento systém však v žádném případě nevyhovuje a nesplňuje zákonem a Národním standardem pro elektronické systémy spisové služby vydaným Ministerstvem vnitra ČR stanovené podmínky pro výkon ERMS.
· Do dnešního dne pak v IS USYS jsou evidovány pouze některé písemnosti vzešlé z činnosti ČRo, které byly ČRo buď doručeny anebo byly ČRo zaslány adresátům prostřednictvím poštovního doručovatele, a které prošly podatelnou, datovou schránkou nebo byly doručeny elektronicky na e-mailovou adresu podatelna@rozhlas.cz. V drtivé většině se však jedná o korespondenci mezi ČRo a plátci rozhlasových poplatků. Písemnosti, které byly do ČRo doručeny nebo z ČRo odeslány mimo podatelnu, tzn. buď elektronicky, jako digitální příloha k e-mailové zprávě zaslané bezprostředně na adresu konkrétního zaměstnance ČRo anebo v případě odesílaných zpráv z ČRo konkrétním adresátům, anebo doručené a předané v analogové podobě osobně, a to bezprostředně zaměstnanci ČRo v případě přijatých písemnosti anebo předaných třetí osobě v případech písemností vzniklých z činnosti ČRo a doručovaných konkrétním adresátům mimo ČRo atd., nejsou v IS USYS evidovány vůbec.
· Ostatní dokumenty vzešlé z činnosti ČRo, jako např. smlouvy, účetní doklady, dokumenty z personální a mzdové oblasti a ostatní dokumenty vzešlé z činnosti ČRo, např. v rámci procesů veřejných zakázek, obchodu a marketingu, reklamy, výroby a vysílání pořadů, techniky, správy majetku atd., nejsou v ERMS vůbec evidovány. K jejich evidenci je používaná řada samostatných informačních systémů, které nesplňují podmínky pro ERMS ani nejsou s ERMS kompatibilní.
· V současném systému stanoveném a používaném v rámci ČRo pro výkon spisové služby nejsou všechny dokumenty týkající se téže věci spojovány do spisů a informační systémy pro evidenci dokumentů aktuálně používané v ČRo tuto funkci neumí ani neposkytují. Tím není dodrženo zcela základní poslání a pravidlo pro řádný výkon spisové služby a v rámci ČRo do dnes nelze se 100% jistotou určit, kde a u koho se všechny dokumenty, týkající se jedné věci nacházejí a zda jsou s jistotou kompletní. Z praxe interních auditorů je patrné, že odchodem zaměstnanců z ČRo se nenávratně přichází o řadu podstatných a důležitých dokumentů.
· Do dnešního dne není v rámci ČRo systémově a organizačně nastavena elektronická podatelna a není zajištěna zákonem stanovená konverze analogových dokumentů do digitální podoby.
· Do dnešního dne v rámci ČRo řádně neprobíhají pravidelné, zákonem stanovené skartační řízení. Dokumenty jsou zejména v regionech přechovávány (archivovány) na různých místech bez řádné evidence a bez provedení skartačního řízení. V současné době nemá nikdo v rámci ČRo jakýkoliv přehled, jaké dokumenty se v regionech ukládají a přechovávají.
· Zákonem stanovené podmínky pro řádné vedení spisové služby musí být implementovány do všech procesů, které v rámci ČRo probíhají, tzn. hlavních procesů spojených s plněním úkolů ČRo vyplývajících ze zákona o ČRo, řídících procesů a podpůrných procesů, které slouží pro řádný výkon hlavních i řídících procesů a musí jím být nadřazeny (všechny ostatní řídící a normativní akty ČRo musí svým obsahem reflektovat zákonné podmínky, nastavené v rámci ČRo pro řádný výkon spisové služby). Tato skutečnost však do dnešního dne není v rámci ČRo zajištěna, aktuálně platné řídící a normativní akty tuto skutečnost nereflektují anebo jsou dokonce v rozporu s podmínkami nastavenými v rámci ČRo pro výkon spisové služby (např. rozdílné délky uchování dokladů, způsob jejich evidence a ukládání atd.).
· Do dnešního dne není v rámci ČRo organizačně nastaven proces výkonu spisové služby. V rámci celého ČRo s více jak 1500 zaměstnanci a 14 regionálními studií je pro správu spisové služby organizačně určen pouze jen jeden jediný zaměstnanec, a to na pracovní pozici „Specialista spisové služby“.

A já k poslednímu odstavci dodávám, že i tento odborník na slovo vzatý podal v průběhu měsíce listopadu výpověď (po méně než ročním působení na své pozici)

Druhým neřešeným a zásadním problémem je problematika regionálních archivních registratur. Zde musím také souhlasit s již citovanou zprávou kolegy Putnioře, který velmi reálně popisuje stav těchto registratur. V současné době je skutečně takřka nemožné získat přehled, jaké dokumenty se v regionech ukládají a přechovávají (o skartačních řízeních nemluvě). Během svého působení jsem navštívil regionální registratury v Brně, Ostravě, Plzni a Olomouci. Nedobrý stav regionálních fondů jde na vrub zejména neuvážených personálních redukcí, které ČRo dovedly do stavu dílčí ztráty paměti (pokud není dochována evidence, či jsou k dispozici pouze její části či fragmenty, není možné bez pamětníků dané fondy rekonstruovat).
Poslední a již velmi krátká poznámka se týká problematiky komunikace, kterou pan generální ředitel na posledním jednání Rady ČRo použil jako vysvětlující argument mého odchodu. Během svého ročního působní jsem zavedl režim každotýdenních porad s vedoucími oddělení (za přítomnosti vedoucí archivu, knihovny, fonotéky a vedoucího hlavního katalogu). Nastartovali jsme komunikaci i směrem k regionálním pracovištím (osobně jsem stihl navštívit čtyři pracoviště), ale i k dalším partnerům jako je zejména Archiv České televize, Národní filmový archiv atd. Za mého působení došlo i k nastartování komunikace s kolegy v zahraničí – např. návštěva ORF ve Vídni. Bohužel jsem došel v rámci své práce postupně k závěru, že reálná podpora změn ze strany vrcholového managementu se limitně blíží nule. A tudíž nemá smysl za těchto podmínek na své pozici nadále setrvávat, a z toho důvodu jsem i podal výpověď. Chci věřit, že se tyto podmínky v budoucnu zlepší, aby se odliv podobně motivovaných a zkušených pracovníků zastavil.
Nepochybuji, že tento text nebude brán Radou na lehkou váhu. Podobně chci věřit, že se celá problematika nevypořádá v rámci jednání Rady pouze v rovině osobních invektiv ze strany managementu ČRo (tak jak tomu bylo v rámci posledního jednání Rady). Protože naším společným zájmem by mělo být zlepšení popsaného stavu. Věřte, že to byl i motiv zaslaného písemného vyjádření a mého předchozího ročního působení v ČRo.

S úctou a poděkováním za Vaši pozornost

PhDr. Jan Novotný, v. r.

Odpověď Rady ČRo

Vážený pane doktore,

děkujeme za Váš dopis, ve kterém již v úvodu konstatujete, že se nejedná o stížnost, ale o informaci popisující stav věcí z Vašeho pohledu. I z vyjádření generálního ředitele Českého rozhlasu Reného Zavorala se dovídáme, že spisovou službu čekají důležité změny, které v době nedávné komplikovaly především personální otázky.
Ze stanoviska generálního ředitele, které k naší odpovědi připojujeme, vyplývá, že spisová služba bude do konce letošního roku fungovat zcela standardním způsobem. Můžeme Vás ujistit, že tento slib Rada Českého rozhlasu bere na vědomí a na konci letošního roku se na činnost spisové služby bude dotazovat. Obdobně budeme postupovat i v problematice Vámi zmiňovaných regionálních registratur.

S přátelským pozdravem

jménem Rady Českého rozhlasu
Hana Dohnálková, předsedkyně

Vyjádření vedení ČRo

V úvodu mi dovolte malou poznámku: Dr. Jan Novotný jako ředitel APF během svého ročního působení v ČRo měl možnost většinu uváděných „nedostatků“ ovlivnit a řešit. V rámci výkonu své funkce připravil pouze menší reorganizaci APF – přesun Gramoarchivu z Archivu do Hlavního katalogu a převod Rešeršního oddělení do APF a vytvoření jednoho celku s Knihovnou, ale nedokázal pro ni získat podporu svých nejbližších podřízených a natož pak zaměstnanců APF, což se v plné síle ukázalo na setkání zaměstnanců APF v červnu, kde jim byly tyto změny představeny. Bohužel bez předcházející diskuse s vedoucími na 3. stupni řízení nebyly přijaty.

Poté se pokusila ředitelka Výroby paní K. Konopásková zjednat nápravu a vyvolala minimálně tři jednání všech vedoucích APF, aby se uvedla reorganizace v život. Při jednom z těchto jednání osočil p. Novotný paní ředitelku Konopáskovou, že necítí dostatečnou podporu a že odchází z jednání. Ředitelka Konopásková s tímto hrubě nesouhlasila a oznámila panu Novotnému,
že tedy nedoporučí prodloužení jeho roční pracovní smlouvy pro chyby v komunikaci s podřízenými a neschopnost řídit tým APF. Pan Dr. Novotný ještě týž den podal výpověď.
V kontextu výše uvedeného pozadí odchodu Dr. Novotného lze vnímat jeho účelovou stížnost jako jistou formu „vyřizování účtů.“

V odpovědi na stížnost Dr. Novotného uvádím následující:
Spisová služba funguje v ČRo v současné době v rámci systému IS USYS. V systému USYS je evidována příchozí a odchozí pošta v analogové formě, digitální pošta doručená prostřednictvím datových schránek či agenda rozhlasových poplatků. Dokumenty jako faktury a smlouvy jsou zatím evidovány v odlišných systémech. Spisová služba je tedy v ČRo vykonávána, ale není kompletně vykonávána jednotným elektronickým systémem. Zdůrazňuji, že se ovšem jedná především o technickou stránku plnění spisové služby, v žádném případě nehrozí žádná ztráta dokumentů či snad paměti instituce.
Na zmíněný problém již upozorňovali pracovníci archivu. Právě z jejich podnětu došlo k vypracování zprávy interního auditora Ing. Petra Putnioře. Zde je ovšem třeba upozornit,
že ne všechny body zprávy je možné považovat za relevantní. Spisová služba je od toho,
aby se věnovala správní agendě instituce, nikoli programové tvorbě, na což pracovníci APF upozornili jak p. Putnioře tak vedení rozhlasu.
Nicméně jak na základě zprávy Petra Putnioře, tak na podnět pracovníků APF přistoupilo vedení ČRo k řešení problému a dochází k postupné nápravě situace. Dosavadní specialista spisové služby Dr. Kamas, který na vlastní žádost k 15. 1. 2018 odchází z ČRo, připravil harmonogram implementace spisové služby tak, aby ve všech směrech vyhovovala zákonným ustanovením.

Rozhlas investoval do systému DMS, který umožňuje správu a evidenci smluv a příslušní pracovníci a produkční již byli se systémem seznámeni a v něm proškoleni. To znamená, že i smlouvy budou organizovány přesně podle zákona.

V nejbližší době bude také přijat nový spisový a skartační řád, který je ve finální fázi přípravy.
Ten jasně stanoví pravidla tak, aby skartační řízení, které zatím probíhá v omezené míře, fungovalo přesně podle pravidel. Harmonogram rovněž počítá se zajištěním elektronického systému podatelny.

S platností od 15. 1. 2018 se stává specialistou spisové služby Mgr. Pavel Kobera, který působí v archivu ČRo několik let a dobře se orientuje ve všech specifikách rozhlasového provozu. Jak se ukázalo v praxi, je právě detailní znalost rozhlasového prostředí důležitá pro efektivní implementaci spisové služby. Mgr. Kobera se v oblasti spisové služby dlouhodobě pohybuje
a má potřebnou znalost této problematiky. Kolega Kobera bude v úzké spolupráci s pracovníky archivu zbylé problémy neprodleně řešit tak, aby do konce roku 2018 fungovala spisová služba zcela standardním způsobem.

V současné době zvažuji, zda by neměla být pozice specialisty spisové služby nově zařazena pod Archivní a programové fondy (APF). Tímto by se naplnilo jedno z doporučení IA, protože spisová služba i archivní služba mají spadat do jednoho procesu a bude tak zajištěno jednotné metodické řízení a kontrola. Zde je třeba zdůraznit, že to byl právě Dr. Novotný, který se jako vedoucí APF tomuto logickému kroku bránil a odpovědnost za zlepšení stavu spisové služby odmítal přijmout.

K externí analýze, kterou provedla dr. Tereza Czesany Dvořáková doplňuji, že tuto zprávu ředitelka výroby Kateřina Konopásková projednala jak s Dr. Novotným, tak se všemi vedoucími jednotlivých oddělení APF na třetím stupni řízení. Doporučení, která společně shledali jako inspirativní pro fungování APF, také následně uvedli v praxi.

Pokud se týká problematiky regionálních registratur, k personálním redukcím došlo již v průběhu 90. let. Současné vedení ČRo je naopak první, které se regionálním registraturám začalo věnovat. Navzdory personálnímu poddimenzování je jejich stav většinou uspokojivý. Věcná stránka procesu archivace a skartace probíhá dobře. Problém spočívá spíše v tom, že postupy probíhaly v jednotlivých registraturách originálně a decentralizovaně. Během letošního roku dokončí pracovníci APF pověření metodickým řízením kontrolu zbývajících regionů a přijdou s návrhem konkrétních úprav tak, aby registratury fungovaly efektivněji a byla možná centralizovaná kontrola všech procesů.

Za zmínku stojí také údajné nastartování komunikace a spolupráce s partnery v domácích i zahraničních institucích, ke kterému se dr. Novotný hlásí. Tato komunikace a spolupráce ve skutečnosti kontinuálně trvá již řadu let, což mimo jiné dokládají každoroční Výroční zprávy o činnosti ČRo.

Závěrem konstatuji, že odbor Archivních a programových fondů, na rozdíl od tvrzení Dr. Novotného, je konsolidovaný a funguje podle standardů a zákonných norem.

S úctou
René Zavoral
generální ředitel