Ing. Monika Gavlasová - pracovní poradna

Ve čtvrtek 8. prosince jsme vysílali další díl naší pracovní poradny, opět jsme si pozvali k mikrofonu zprostředkovatelku práce paní Ing. Moniku Gavlasovou z Centra Kašpar. Naším tématem byl motivační dopis. Při hledání zaměstnání nalézá uchazeč v nabídkách práce požadavek zaměstnavatele na zaslání strukturovaného životopisu. Často bývá požadavek zaměstnavatele doplněn o motivační nebo průvodní dopis.

Poslechněte si, jak napsat správně motivační dopis v přiloženém audiozáznamu... 

Níže naleznete také přepis celého rozhovoru: 

Tomáš Beneš, moderátor: Hezký podvečer s Českým rozhlasem Sever a v tuto chvíli taktéž s Tomášem Benešem. I dneska přivítáme dalšího zajímavého hosta v naší pracovní poradně. U mikrofonu je inženýrka Monika Gavlasová, zprostředkovatelka práce libereckého poradenského a rekvalifikačního centra Kašpar, dobrý den.

 

Ing. Monika Gavlasová, zprostředkovatelka práce libereckého poradenského a rekvalifikačního centra Kašpar: Dobrý den.

 

Tomáš Beneš, moderátor: Když se řekne motivační dopis, je to poměrně obsáhlé téma, určitě patří tento typ dopisu k životopisu a zvyšujeme tím i šanci uspět u potenciálního zaměstnavatele. Co si máme obecně představit pod pojmem motivační dopis?

 

Ing. Monika Gavlasová, centrum Kašpar: Tak já bych začala tak trochu zeširoka. Tak vžijte se do situace člověka, který hledá práci. Zaujme vás inzerát s nabídkou konkrétního zaměstnání, vy se rozhodne na nabídku reagovat. V inzerátu najdete informace, že máte zaslat strukturovaný životopis. Dobře, napíšete ho, ale zjišťujete, že je to de facto soubor dat. Když tak ale chcete na druhou stranu motivovat toho potenciálního zaměstnavatele k tomu, aby si vybral právě vás, takže máte potřebu dát najevo, že o danou práci opravdu stojíte a že třeba můžete nabídnout i mnohem více než jen vzdělání a praxi. A to je právě ten případ, kdy vhodně můžete využít motivační dopis.

 

Tomáš Beneš, moderátor: A tím zvyšujeme šanci, nejenom tedy strukturovaný životopis, na ten nevsázet, ale když už tak i motivační dopis. Pochopil jsem to?

 

Ing. Monika Gavlasová, centrum Kašpar: Přesně tak. Pokud hovoříme personalisty, tak kolikrát se dozvíme o tom, že personalista nejdříve čte motivační dopis a teprve poté, když ho zaujme, tak sáhne třeba i po tom životopise.

 

Tomáš Beneš, moderátor: Je fakt, že praxe je taková, že třeba v e-mailu píšeme, oslovujeme potencionálního zaměstnavatele, může se to tvářit jako motivační dopis a v příloze teprve třeba i zasíláme životopis.

 

Ing. Monika Gavlasová, centrum Kašpar: No, já bych spíš řekla, že do toho e-mailu bych napsala jakoby takový průvodní dopis a doporučovala bych ten motivační dopis uložit jako samostatný soubor.

 

Tomáš Beneš, moderátor: Přílohu.

 

Ing. Monika Gavlasová, centrum Kašpar: Jako přílohu a tou strukturou ho pojmout třeba jakoby obchodní dopis. Ale ten obsah bych více rozvinula. Zpravidla si lidé představují pod motivačním dopisem stylizace ve smyslu: dobrý den, v příloze vám zasílám životopis. Máme zájem o pozici obchodního zástupce.

 

Tomáš Beneš, moderátor: To není.

 

Ing. Monika Gavlasová, centrum Kašpar: To, to není motivační dopis, to rozhodně ne. Protože motivační dopis v podstatě slouží k představení uchazeče budoucímu zaměstnavateli. Takže tam bychom měli zdůraznit konkrétní vlastnosti toho uchazeče a to ty, které se shodují s pracovní nabídkou nebo její požadavky dokonce převyšují. Správně napsaný motivační dopis má personalistu zaujmout natolik, aby v něm zanechal dojem výjimečnosti toho uchazeče a že právě proto si žádá zvláštní pozornost a aby motivoval toho personalistu: ano, s tímto člověkem bych se chtěl setkat, toho bych si chtěl pozvat na pracovní pohovor.

 

Tomáš Beneš, moderátor: Ten je zajímavý. Dneska si povídáme s Monikou Gavlasovou. Po písničce se optáme, jak postupovat při sestavování motivačního dopisu.

 

písnička

 

Tomáš Beneš, moderátor: V naší dnešní čtvrteční pracovní poradně vás zdraví Tomáš Beneš a také Monika Gavlasová. Povídáme si na téma motivační dopis. Jak tedy postupovat při sestavování motivačního dopisu?

 

Ing. Monika Gavlasová, centrum Kašpar: Aby váš motivační dopis skutečně zaúčinkoval, tak před psaním doporučuji nejprve posoudit požadavky na danou pozici, například z toho, co bylo uvedeno v inzerátu a vytvořit si seznam klíčových slov a schopností, které zaměstnavatel požaduje. Ty potom do svého motivačního dopisu můžeme vhodně zakomponovat. Svou strukturou by měl motivační dopis vypadat stejně jako obchodní dopis. To znamená...

 

Tomáš Beneš, moderátor: Nějaké oslovení.

 

Ing. Monika Gavlasová, centrum Kašpar: Začala bych asi nejdříve adresou. Je zvykem v pravé horní části, tak jako když dopis vkládáte třeba do obálky, uvést adresu. To znamená název a adresu společnosti, do které píšete. Je vhodné i uvést jméno osoby, která má výběr zaměstnanců na starosti, protože máte tak větší jistotu, že se vaše dokumenty dostanou do správných rukou. Pokud například v inzerátu tato informace nebyla, není problém do firmy zavolat a vyptat se, kdo konkrétně tuto oblast má na starosti a ty informace si doplnit. Teprve poté by následovalo oslovení buď konkrétního člověka nebo obecně "vážená paní, vážený pane".

 

Tomáš Beneš, moderátor: Co v první části motivačního dopisu, co tam patří, co tam by mělo být?

 

Ing. Monika Gavlasová, centrum Kašpar: V první části motivačního dopisu personalista očekává údaje o tom, na jaké pracovní místo se hlásíte a odkud se o volném pracovním místě dověděli. Například zajímám se o práci obchodního zástupce u vaší společnosti. O pozici jsem se dozvěděl z vašich internetových stránek. Je totiž i obvyklé, že společnost vypisuje inzeráty na obsazení několika pozic najednou a pro personalistu je důležité, aby věděl, o které z těchto míst máte zájem právě vy. Jinak by se mohlo zdát, že vlastně sami nevíte, co chcete dělat. Jenom prostě hledáte práci a už zbytečně jakoby degradujete úroveň toho motivačního dopisu. Potom do dalšího odstavce už bych se věnovala shrnutí vědomostí a schopností, které se váží k pozici, o kterou se ucházíte. Zde je vhodné se více rozepsat o svých osobnostních předpokladech, aby to nebylo kopírování údajů z životopisu, protože to zase personalistu spíš zdržuje. Ty fakta si najde právě tam. Měli byste vyzvednout vaše povahové rysy, kterými máte možnost ukázat, jaký vlastně jste a co vás odlišuje od ostatních kandidátů. Cílem této části je vlastně ukázat, jakým přínosem můžete pro zaměstnavatele být. A nejlepší motivační dopisy obsahují i příklady nejvýznamnějších pracovníků výsledků. Zase pro příklad, pokud jste prodejce, tak poukažte na nejvýznamnější smlouvy, které jste uzavřel, určitě tím zaujmete.

 

Tomáš Beneš, moderátor: My si dneska povídáme na téma motivační dopis. Říkali jsme, co bychom měli uvést v první, ale i střední části. Co třeba do závěrečné, konečné části, na co nezapomenout, co uvést?

 

Ing. Monika Gavlasová, centrum Kašpar: Tak uvedla bych dvě věci, jednak ten test, text motivačního dopisu bych uzavřela nějakým pozitivním vyjádřením o tom, že mám zájem se s druhou stranou setkat na osobním pohovoru. Poděkovat třeba za čas, které žádosti ten personalista věnoval. A na úplný závěr opět nezapomenout aktuální datum, podpis a také kontakt na vás. Pro případ, že by například v průvodním dopise nebo v životopise ten kontakt nebyl, tak aby i byl v tom motivačním dopise.

 

Tomáš Beneš, moderátor: Mám motivační dopis posílat vždy, když reaguji na inzerát nebo jen když si ho vyžádají?

 

Ing. Monika Gavlasová, centrum Kašpar: Já ho doporučuji psát vždy a zasílat spolu s životopisem. Personalista tak může získat ucelenější představu o vás a lépe odhadnout, zda se na danou pracovní pozici hodíte. Také tím dáváte najevo, že máte přehled o tom, jak se v dnešní době správně reaguje na nabídku pracovního místa a je to zase bod pro vás.

 

Tomáš Beneš, moderátor: Po písničce pokračujeme a optáme se, zda má paní Monika Gavlasová nějaké třeba i konkrétní tipy pro psaní motivačního dopisu.

 

písnička

 

Tomáš Beneš, moderátor: Dnešním hostem je inženýrka Monika Gavlasová. Povídáme si, jak efektivně napsat motivační dopis. Máte nějaké konkrétní tipy pro psaní motivačního dopisu?

 

Ing. Monika Gavlasová, centrum Kašpar: Tak pár tipů bych měla. Myslím, že i dobrých, protože zase vycházejí z toho, co očekávají personalisté. Jednak mít na paměti, že hlavním účelem motivačního dopisu je ukázat, jak naše schopnosti naplňují potřeby zaměstnavatele. Takže neplést si se zkrácenou verzí životopisu, na to personalisté často naráží a není to žádoucí. V podstatě všechno, co do motivačního dopisu napíšeme, má podpořit naše setkání s potencionálním zaměstnavatelem. Dále bychom neměli být příliš stručný, ale ani příliš upovídaní, tak řečeno. Maximální délka dopisu by měla být jedna strana velikosti A4, protože pak už by personalista to asi nečetl.

 

Tomáš Beneš, moderátor: Určitě ale nestačí třeba 3 věty a považovat to za motivační dopis.

 

Ing. Monika Gavlasová, centrum Kašpar: To zase asi ve třech větách nevím, jak kdo z nás je zdatný, že by tak výstižně nás popsal, že by to stačilo. To je asi zase příliš stručné. Také v dopise se nevyjadřujeme příliš nejasně nebo neurčitě. Uvědomme si, že osoba, která údaje čte, tak dostane desítky odpovědí na danou nabídku a nemá čas zkoumat, co jste s tím, kterou danou formulací třeba chtěli říct. Pokud jste již motivační dopis napsali, potom doporučuji nezasílat ho hromadně do více firem. Pro každou firmu byste měli vytvořit jedinečný dopis, ve kterém vyzdvihnete zkušenosti a vědomosti, které jsou důležité právě pro tuto jedinou firmu.

 

Tomáš Beneš, moderátor: To si myslím, že určitě je důležitá rada, nemít takový obecný mustr a jak vy říkáte, nerozesílat to 10 firem najednou.

 

Ing. Monika Gavlasová, centrum Kašpar:

Ano, chceme motivovat právě toho jedinečného zaměstnavatele proto, aby to tak by mělo. Dále není vhodné psát ve stylu, co bychom chtěli dělat my, ale mít na paměti, čím vlastně bysme mohli být prospěšní tomu zaměstnavateli. A co se týče vzhledu dokumentu, tak působí například lépe, pokud používáme jen jeden druh písma a klíčové údaje můžeme třeba zvýraznit tučně, jinak není potřeba jakoby nějak zkrášlovat tím, že použiju...

 

Tomáš Beneš, moderátor: Nějaké fixy nebo zvýrazňovače, určitě není vhodné.

 

Ing. Monika Gavlasová, centrum Kašpar: Ano.

 

Tomáš Beneš, moderátor: Na druhou stranu asi to v e-mailu nejde, i když tam ty možnosti vlastně také jsou.

 

Ing. Monika Gavlasová, centrum Kašpar: Tam je právě možnost využít z nabídky více typů písma a na pohled to nevypadá přehledně a příliš dobře.

 

Tomáš Beneš, moderátor: S vámi je nadále Český rozhlas Sever. Přejeme příjemný čtvrteční podvečer. Moje poslední otázka je zamířená na nějaká ta úskalí při zasílání dokumentů elektronickou formou. Existují tady?

 

Ing. Monika Gavlasová, centrum Kašpar: Určitě ano. Jak už jsme na začátku třeba na to narazili, pokud posíláme motivační dopis spolu s životopisem elektronicky, tak je vhodnější, pokud každý z nich uložíme jako samostatný soubor. A také je dobré se zamyslet, jak ten soubor nazveme. To znamená, nepřeposílat to s názvem motivační dopis verze 1, ale uvést své jméno, příjmení. Zase je to pro to, aby personalista si mohl tento soubor přímo uložit a měl na první dojem přehled o tom, jakého člověka životopis nebo motivační dopis to je. Dále doporučuji při ukládání těchto souborů využívat běžné programy v běžných verzích, že ta druhá strana je schopná ten soubor otevřít a přečíst, protože se může stát, že tímto si ten motivační dopis nikdo nepřečte, protože v podstatě ani nemohl.

 

Tomáš Beneš, moderátor: To je takové to úskalí. Mně se to stalo v praxi, a sice že mi někdo vlastně napsal životopis s příponou .docx a já to samozřejmě neotevřel. Na druhou stranu asi on nemůže předpokládat, že mám starší verzi wordu.

 

Ing. Monika Gavlasová, centrum Kašpar: Já si právě myslím, že by bylo dobré předpokládat, že právě ta druhá strana má třeba nějakou starší verzi, obzvlášť pokud třeba je to moje hobby a mám ty nejnovější, tak vždycky mám tu možnost uložit to ve starší verzi. Takže já bych doporučovala spíš předpokládat, že ta druhá strana má starší verzi programu, kde není problém uložit nový dokument ve starší verzi a takto ho zaslat. A tím zase mám větší jistotu, že druhá strana soubor otevře. Na druhou stranu můžu i třeba po zaslání zkusit třeba druhý den do firmy zavolat a ověřit si, zda dostali dokumenty, zda jsou pro ně čitelné a předejít tak případnému nedorozumění.

 

Tomáš Beneš, moderátor: Co patří mezi takzvaná další úskalí?

 

Ing. Monika Gavlasová, centrum Kašpar: Do předmětu té elektronické zprávy bych doporučila napsat pozici, na kterou se hlásíme a také své jméno. Protože personalista může dostat několik desítek e-mailů za sebou a pokud se chce k určitému mailu vrátit tak, aby na první pohled viděl jméno toho člověka a obsah, co mu ten člověk za dokumenty posílá.

 

Tomáš Beneš, moderátor: Naším dnešním hostem byla inženýrka Monika Gavlasová z libereckého poradenského a rekvalifikačního centra Kašpar. Já vám děkuji za vaše užitečné rady. Opět se budu těšit na slyšenou a ať se daří.

 

Ing. Monika Gavlasová, centrum Kašpar: Děkuji a hezký zbytek dne.

 

 

Pořad Práce a jistota vysílá ČRo Sever každé úterý a každý čtvrtek. Zabýváme se v něm problematikou nezaměstnanosti, hledání práce, spočívající v radách, pomoci apod.
Vždy v úterý s Alenou Perkovou a čtvrtky s Tomášem Benešem. Pohodu u poslechu Vám přeje Český rozhlas Sever!